Découvrez comment estimer le plus justement possible un projet avant de vous lancer.

1 – Réaliser un suivi du temps efFIcace

Il est important de savoir estimer vos projets et, par conséquent, la valeur en temps de vos collaborateurs. L’objectif : vendre au prix le plus juste une prestation à un client. À ce titre, la gestion du suivi du temps est indispensable dans le cadre d’un projet. La récolte du temps de travail de vos collaborateurs permet de donner une vue micro et macro du temps passé sur les tâches assignées et l’impact sur le budget.

Pour ce faire, les outils de time tracking visent à automatiser la récolte de la saisie du temps des collaborateurs et à gérer l’ensemble d’un projet d’un point de vue humain et comptable. Ces outils peuvent utiliser des algorithmes prédictifs afin de donner une estimation du temps potentiel passé par les collaborateurs sur une ou plusieurs tâches dans le cadre de l’élaboration d’un projet. Ils permettent également de s’assurer de la disponibilité de vos ressources, soit les disponibilités de vos collaborateurs. Les rapports générés régulièrement permettent de visualiser les avancées de vos équipes, mais aussi le budget restant pour un projet.

2 – Constituer un planning prévisionnel

Il convient de constituer un planning prévisionnel de votre projet. Cela implique de décomposer le travail en tâches et de déterminer la durée globale allouée au projet. Celle-ci dépend de 3 variables : la date de rendu maximale au commanditaire, la disponibilité des ressources et le temps nécessaire pour chaque tâche du projet.

Ce planning sera amené à évoluer en fonction de l’avancement de votre projet et des différents imprévus qui peuvent survenir tels qu’un problème de fournisseur, la démission d’un collaborateur ou encore des retards. C’est pourquoi il est recommandé de définir un délai supplémentaire pour pallier des potentiels aléas.

3 – Séparer les coûts directs et indirects pour budgétiser son projet

Au moment de la budgétisation de votre projet, il convient de veiller à bien identifier les coûts directs et indirects qui sont nécessaires à sa réalisation.

Les coûts directs concernent notamment :

• Les salaires des membres de l’équipe œuvrant pour le projet (en fonction des heures prévues pour chacun sur le projet en question),
• Les contrats avec des sous-traitants ou des consultants,
• L’achat et/ou la location de matériels, fournitures et autres matériaux spécifiques pour la réalisation du projet.

Les coûts indirects désignent plutôt les éléments qui ne sont pas dus au projet, mais qui sont nécessaires à son bon déroulement. Cela implique :

• Les frais généraux tels que le loyer des locaux, les fournitures de bureau et autres équipements généraux,
• Les salaires des services transversaux de l’entreprise (RH, marketing, comptabilité, etc.).

4 – Calculer sa marge prévisionnelle

En plus d’estimer vos coûts internes, il convient d’établir un taux journalier moyen et de calculer votre chiffre d’affaire prévisionnel. Pour déterminer ce montant, vous pouvez tout simplement vous appuyer sur vos prévisions en termes de volume et de quantité de vente, puis les multiplier par leur prix de vente. Ce chiffrage permet d’assurer la rentabilité de votre projet.

5 – Comparer les coûts estimés et les coûts réels

En fin de projet, il est intéressant de constater les potentiels écarts entre les coûts initialement prévus pour votre projet et les coûts réels. Cela vous permet de mettre à jour votre référentiel ainsi que les pourcentages des charges proportionnelles pour vos prochains projets.